Как создать офис за границей

Иностранные компании должны фактически управляться с территории той страны, налоговым резидентом которой они являются. На практике управление компанией происходит на двух уровнях: принятие операционных решений (за это отвечает операционный или исполнительный директор) и принятие стратегических решений (обычно принятие таких решений входит в компетенцию Совета директоров компании (СД)). Определенные решения СД также могут требовать одобрения акционеров.

Операционный директор должен состоять в штате организации и получать зарплату, с которой платятся социальные налоги. Как правило налоговое резидентство операционного директора и самой компании совпадают. Если услуги директора представляет секретарская компания (например, на условиях аутсорсинга или по договору оказания сервисных услуг), то это, скорее всего, вызовет вопросы со стороны российских налоговых органов.

Помимо директора в штате компании должны состоять и другие специалисты, должностные обязанности которых соответствуют профилю иностранной организации. Для холдинговых и финансовых компания это могут быть финансисты, инвестиционные аналитики, юристы и т.д. Чем больше сотрудников в штате, тем проще будет доказать, что иностранная компания занимается реальным бизнесом, а не является кондуитной.

Совет директоров решает стратегические задачи: рассматривает варианты инвестирования в различные активы, одобряет сделки по слиянию / поглощению, принимает бюджет и т.д. Члены СД должны обладать квалификацией, необходимой для принятия соответствующих решений. Это можно подтвердить, например, наличием профильного образования у представителей Совета директоров, опытом работы и т.д.

Вознаграждение члена СД должно соответствовать его квалификации (на практике это суммы от 10-15 тыс евро в год). Выплачивать вознаграждение должна сама компания (соответствующие суммы надо раскрыть в финансовой отчетности).

У членов СД не должно быть документов, которые освобождают их от ответственности за принимаемые решения или инструкций от акционеров.

В Совет директоров могут входить иностранцы, в том числе и россияне. При этом большинство членов СД должны оставаться налоговыми резидентами той юрисдикции, в которой инкорпорирована компания. Как правило, такое требование к резидентсву компаний предъявляет уже локальное законодательство страны, где учреждена организация.

Совет директоров должен собираться регулярно. Большинство заседаний должно проходить в стране инкорпорирования компании. Количество заседаний зависит от направления деятельности организации, но обычно встречи должны проводиться не реже 2-3 раз в год.

Заседания СД обязательно нужно документировать. Простого подписания резолюций может быть недостаточно. Сами заседания лучше фиксировать на видео. Кроме того, целесообразно формировать специальный файл, в котором будут собираться документы, подтверждающие физическое присутствие директоров на заседаниях СД (билеты, счета из гостиниц, чеки такси и т.д.).

Иностранная компания должна иметь помещение, в котором располагается офис. Офис можно арендовать, а можно приобрести в собственность. В любом случае помещение должно быть оборудовано средствами связи (телефон, факс), которыми могут воспользоваться внешние контрагенты, в том числе и налоговые органы.

Делопроизводство иностранной компании должно вестись по местонахождению офиса. Т.е. в офисе должны храниться все документы организации: корпоративные документы, договоры, отчетность и т.д.

А вот ведение бухгалтерского учета иностранной компании можно передать на аутсорсинг, как это нередко делается в российских организациях. Привлечь внешнюю бухгалтерскую компанию целесообразно в том случае, если объем работ по ведению бухучета не позволяет занять целую рабочую единицу. Но физически учет все равно должен вестись заграницей. Это не только будет дополнительным аргументом для подтверждения фактического права на доход иностранной организации, но и существенно повысит вероятность успешного исхода спора, если инспектор попытается доказать, что иностранная компания является налоговым резидентом РФ.

Сейчас можно найти иностранные компании, которые оказываются услуги по ведению бухгалтерского учета по МСФО в привычных для россиян программах (1с). Также можно обеспечить ведение управленческого учета в иностранной юрисдикции.

Для иностранной компании также важно как происходит управление банковским счетом. На практике казначейские операции – самый «чувствительный» элемент любой компании и поэтому нередко управление банковскими счетами осуществляется с территории РФ. Вместе с тем подобная практика создает существенные риски для иностранных компаний, так как каждый вход «банк-клиент» документируется. При необходимости налоговые органы РФ без труда смогут получить информацию об IP адресах, с которых происходит доступ к счетам, открытым в российских банках. Также можно получить информацию и о MAC адресе (идентифицировать компьютер, с которого заходили в «банк клиент»). Если доступ к счету инициируется из России, то это может служить одним из доказательств, что иностранная компания управляется с территории РФ и не является бенефициаром дохода. Данные об адресах, через которые управляются счета в иностранных банках, получить сложнее. Но с учетом межстранового обмена информацией такие сведения также нельзя считать тайной.